"...в списке 85 человек только наших заявок, а еще улитководы плюс, и в этот раз несколько человек попросили по три стола..."
А "крестиков" на плане этажа одна треть от заявок. Может быть опубликовать полный список участников с номером рекомендуемого помещения (согласно тематике выставляемых животных)? Из "проверенных" террариумистов назначить
старосту по каждой комнате, который и будет следить за размещением и при необходимости за перестроением или уплотнением рядов выставляющихся.