В идеале конечно провести бы пристрелочную встречу, т.е. собраться, посидеть, ознакомиться с графиком, с оборудованием и пр.,
идея верная,разработать концепты,продумать идеи,прикинуть графики,варианты и подобрать "лекторов",освоить техническую базу и понять все мощности для общих нужд...из которых уже =>
но можно, а скорее всего и нужно, с места в карьер.
=> будет видно следующее,а конкретно...было бы неплохо определиться с 2 важнейшими пунктами,что это будет из себя представлять?
1.сбор клубов на "посиделки" с чаем,это дело одно
2.просветительско-научно-образовательная лекция,совсем другое
мешать их в 1 кучу тяжело как сотрудникам музея,потому что надо будет определяться с кол-вом чаехлебателей и кол-вом посетителей лекции,следовательно,если наши лица уже примелькавшись,узнают и готовы будут под них дать определенные свободы,то с потоком слушателей лекций будет уже более официальный статус сбора,а это уже будет бОльшая занятость персонала музея
так и нам будет не совсем удобно,подготовка,материалы и прочее требуют большего внимания,чем посидеть и потрещать за жизнь